Organiser ses données

Les moyens pour organiser vos données

Comment gérez-vous vos documents électroniques ?

Avec la croissance du web et l’évolution des technologies, vos fichiers se multiplient de façon exponentielle. Votre disque dur doit vraisemblablement déborder. En plus, garder toutes vos données sur votre ordinateur n’est pas très raisonnable. Elles sont particulièrement vulnérables.
Des outils payants ou gratuits existent et permettent de d’organiser vos données électroniques au même endroit. En offrant d’harmoniser la gestion de tous vos contenus multimédias, ces outils vont répondre aux besoins de productivité et de sécurité tant des individus que des entreprises.

 

Tous vos biens digitaux en un seul endroit

 

Retrouvez toutes vos documents, vos images, vos vidéos et autres types de fichiers depuis un seul et même outil sécurisée et centralisée. Généralement en SaaS, il n’y a donc aucun logiciel à installer, tout se consulte via un navigateur web.
La sécurité et les sauvegardes de vos données sont gérées par l’éditeur de votre logiciel, aussi vous n’avez pas à vous en occuper.
Si vous le souhaitez, et si l’outil le permet, vous avez également la possibilité de stocker vos médias depuis les propres serveurs de votre entreprise

 

données

 

Transférez facilement votre contenu média

 

Importez vos fichiers facilement sans aucun doublon. La force de ces outils étant justement que vos données soient correctement organisées.
Définissez votre arborescence librement selon votre propre logique et les besoins de votre travail. Bien que s’adaptant à tous les secteurs professionnels. Tagguez vos médias avec des mots clés de manière à pouvoir les retrouver en un clic. Créez également votre propre dictionnaire de mots clefs. Ainsi vous cadrerez les informations disponibles selon vos contraintes et objectifs, lors de l’indexation des fichiers.
Fini les fichiers éparpillés dans des arborescences et sous arborescences complexes. Terminé les dossiers dupliqués sur plusieurs serveurs qui sont difficiles à retrouver. Attention, vérifiez bien que tous les types de fichiers avec lesquels vous travaillez soient bien acceptés.

 

Connectez instantanément tous les utilisateurs

 

En fonction du tarif de l’outil que vous choisirez vous aurez la possibilité, pour plus de facilité, d’être automatiquement reconnu dans l’outil une fois vos identifiants entrés pour déverrouiller votre ordinateur grâce à l’authentification unique (SSO) à travers sa liaison avec l’Active Directory de votre entreprise.
Vous pourrez donc instantanément vous connecter en héritant des droits et permissions déjà établis au préalable. Véritables outils collaboratifs, ces outils facilitent ainsi le partage d’informations et l’interaction avec vos collaborateurs.

Je ne peux que conseiller leurs usages tant les gains de temps sont considérables.

 

2 commentaires sur “Les moyens pour organiser vos données

  1. Merci pour cet article, ces outils paraissent effectivement indispensables aujourd’hui. Est-ce que vous pourriez nous pointer vers de bons exemples de tels outils? Ou bien cela dépend trop du type d’utilisateurs?

    1. Merci Jonathan pour ce commentaire.
      Plusieurs outils sont disponibles sur le marché, mais votre choix va dépendre de la taille de votre entreprise et de vos besoins.

      Pour faire simple, j’orienterais ma sélection à :
      – Amise (français) ou Bynder pour les entreprises de tailles moyennes. Ces outils ont des tarifs accessibles et possèdent une interface intuitive.
      – Opentext ou Documentum pour des entreprises de plus grosses tailles. Extrêmement chers, mais extrêmement complets.

      Il est prévu que je vous fasse un article comparatif de toutes ces solutions, patience 🙂

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