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Équipe à distance : Les 4 règles pour bien manager

Diriger et manager une équipe est loin d’être une mince affaire, et tout particulièrement lorsque tous les membres du même groupe se trouvent à plusieurs kilomètres, voire sur des continents différents. Voici donc quelques indications de base qui permettra au chef de projet de cerner au mieux cette tâche en toute sérénité et de gérer son équipe à distance.

 

Établir des règles de base et des objectifs

 

Mettre en place les règles de base qui définissent l’environnement du travail est la première chose à faire pour manager une équipe à distance. Le leader doit donc établir et fixer des règles simples que lui et tous ses collaborateurs doivent respecter, sans exception. Il est également important de fixer certaines limites, de manière à ce que chacun prenne connaissance de ce qui est toléré et proscrit dans la relation de travail.

Si vous mettez en place ces règles, cela signifie également que vous devez les respecter. Il ne faut pas non plus oublier de déterminer toutes les tâches confiées à chaque membre du groupe, et de définir avec le maximum de précisions ce qui peut être qualifié d’urgent, ainsi que les cas particuliers à prendre en compte.

 

La bonne communication

 

La communication figure parmi les piliers d’une équipe avec des membres qui travaillent à distance, et qui sont physiquement éloignés. Le leader du groupe aura donc la lourde tâche de mettre en place des canaux de communication permanents. Aujourd’hui, avec l’évolution des différents moyens de communication, vous avez le choix entre différentes modalités.

Entre les échanges par e-mails, les systèmes de messagerie, les réseaux sociaux, la messagerie instantanée, ou les appels téléphoniques, le choix est très large. À vous de définir celles qui conviennent le mieux aux exigences de votre groupe, et qui offrent une meilleure efficacité. La personne en charge de la gestion du groupe doit toutefois être disponible et joignable à tout moment, et être suffisamment réactive, même pendant les déplacements. Pour cela, il faudra définir un mode de communication unique à communiquer à tous les collaborateurs.

Toujours dans le domaine de la communication, il est important de créer une ambiance « machine à café », pour éviter qu’un ou plusieurs collaborateurs se sentent isolés. L’objectif est très simple : mettre tout le monde à l’aise.

 

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Assurer le suivi du groupe

 

Pour le chef de projet, le suivi de l’évolution du travail est loin d’être facile lorsque tous les collaborateurs sont physiquement éloignés. Pour résoudre ce problème, il est vivement recommandé de créer des réunions virtuelles à des heures fixes, de la manière la plus efficace possible, soit par vidéoconférence, ou par conversations de groupe instantanées. Elles permettront de faire régulièrement le point sur l’avancement du travail et des projets.

Pensez donc à créer quelques petites routines lors de ces meetings. En discutant de vive voix avec vos collaborateurs, vous leur faites comprendre que votre présence est continue. Vous leur démontrerez ainsi votre disponibilité et votre attachement au respect des objectifs. N’oubliez pas non plus de reconnaître le travail bien fait.

 

Établir un climat de confiance

 

Enfin, pour réussir le management d’une équipe à distance, le chef de projet doit impérativement créer un climat de confiance avec chacun de ses collaborateurs. En plus de créer la cohésion d’équipe, cette démarche permet également de responsabiliser chacun sur le travail qui lui est confié, sans que vous ayez à les surveiller en permanence. Votre groupe sera d’autant plus efficace, si vous ne vous préoccupez pas de leur manière de travailler.

Vous permettez également à chacun de s’exprimer à sa manière, et de partager des idées pouvant améliorer la performance de groupe et l’évolution de chaque projet.

 

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